Fra 9.000 e 12.000 euro se il processo è uno solo e i dati sono in ordine; da 25.000 in su se passa da un gestionale, da più reparti o da anni di storico da recuperare. I preventivi che vedrete varieranno di dieci volte l’uno dall’altro, e sotto c’è scritto perché.
Questa pagina risponde davvero, con dei numeri, perché «dipende» è la risposta che ricevete ovunque e non vi serve a decidere niente.
| Strada | Costo | Prima di poterlo usare |
|---|---|---|
| Modulo su misura dal fornitore del vostro gestionale | €25.000–80.000 più il 15–20% l’anno | 6–12 mesi |
| Un’agenzia di sviluppo | €5.000–15.000 quanto pubblicano per un progetto simile | 1–6 mesi |
| Assumere uno sviluppatore interno | €40.000 l’anno e un giorno se ne va | 3 mesi per trovarlo |
| Un prodotto già fatto, se esiste per il vostro mestiere | meno di mille euro l’anno | un mese di prova |
| Ricostruzione su misura, una persona sola | €9.000–12.000 nessun canone | 10–18 settimane |
La riga da leggere per prima è la quarta. Se per il vostro mestiere esiste già un programma che fa quel lavoro, comprarlo costa circa un decimo e lo provate un mese prima di pagare. Vale la pena cercarlo per mezz’ora prima di far fare un preventivo a chiunque, me compresa. Le altre quattro righe esistono perché molto spesso quel programma non c’è — o c’è ma dà per scontato un modo di lavorare che non è il vostro.
Tanto vale che cominci io, visto che vi ho appena detto di cercare. Se fate lavorazioni meccaniche conto terzi, quel programma per il vostro mestiere l’ho fatto: si chiama il Costificatore, calcola quanto costa davvero un pezzo prima che ne fissiate il prezzo, e sta nella quarta riga della tabella qui sopra — non nella quinta.
Lo dico qui e non altrove per una ragione precisa: se il vostro mestiere è un altro, o se il vostro modo di lavorare non ci sta dentro, quella riga non fa per voi e le altre costano dieci volte tanto. È esattamente la scelta che questa pagina esiste per farvi fare a occhi aperti, e non cambia se il prodotto già fatto è il mio.
Se il vostro caso non somiglia a nessuno di questi, scrivetemi tre righe e vi dico cosa ne penso.
È la variabile che pesa di più, e quasi nessuno la misura prima di chiedere un preventivo. Un file che fa i preventivi è un progetto. Un file che fa i preventivi, tiene il magazzino, calcola le provvigioni e stampa le bolle sono quattro progetti che condividono una cartella, e costano come quattro.
Come si conta in cinque minuti: aprite il file e guardate le linguette in basso. Ogni gruppo di fogli che nessun altro gruppo usa è un processo a sé. Se i gruppi sono tre, il preventivo che ricevete per «il file» è sbagliato per difetto.
Questa è la voce che fa esplodere i preventivi a metà lavoro, ed è la ragione principale per cui i progetti sforano. Date scritte in quattro modi diversi, clienti con tre grafie, celle unite, righe di totale mescolate alle righe di dati, prezzi scritti a mano dentro una formula.
Niente di tutto questo si vede da fuori, e nessuno di questi problemi rende il file inutilizzabile per chi lo usa: chi lo conosce aggiusta a occhio senza accorgersene. Un programma non può. La pulizia dei dati vale spesso fra un quarto e un terzo del totale, e chi non ve la nomina nel preventivo ve la addebiterà dopo.
Un programma che vive da solo costa una cifra. Lo stesso programma che deve leggere dal gestionale, scrivere in contabilità ed emettere fatture elettroniche costa di più, e la differenza non è nel programma: è nel fatto che ogni collegamento dipende da qualcuno che non siete voi — il fornitore del gestionale, i suoi tempi, le sue tariffe, la sua voglia.
Non è malafede quasi mai. Sono tre cose diverse, e riconoscerle vi fa risparmiare più di qualunque trattativa sul prezzo.
Il perimetro non è lo stesso. Uno ha quotato i preventivi, l’altro tutto il file. Sembrano due prezzi per la stessa cosa: sono due cose.
Uno dei due ha messo il rischio nel prezzo, l’altro no. Chi non lo mette non è più economico: è più ottimista, e la differenza esce come variante in corso d’opera quando siete già dentro.
Uno vi vende ore, l’altro un risultato. A ore pagate anche il tempo che serve a capire il vostro mestiere. A perimetro fisso quel tempo lo paga chi vende — e per questo chi lavora così fa domande fastidiose prima di darvi un numero.
La domanda che smaschera tutto in una frase: «questo prezzo è fisso o è una stima?» Se la risposta contiene la parola indicativamente, non avete un preventivo: avete un punto di partenza.
Li scrivo perché sono veri, e perché scoprirli dopo aver speso novemila euro è un modo caro di impararli.
Se lo usa una persona sola e a quella persona va bene così. Excel è uno strumento straordinario per una persona. Diventa un problema quando le persone diventano tre e devono lavorarci insieme, o quando quella persona è insostituibile. Se non siete in nessuno dei due casi, non avete un problema da novemila euro.
Se il processo sta ancora cambiando ogni mese. Un programma dà il meglio su una cosa che avete già capito. Se state ancora decidendo come lavorare, il foglio di calcolo è lo strumento giusto proprio perché si piega: irrigidire adesso un processo che cambia significa pagare due volte.
Se il vero problema è che i dati sono sporchi. Un programma costruito su dati sporchi produce numeri sbagliati più in fretta e con più autorevolezza. Qui la spesa utile è una settimana di pulizia, non un progetto.
Le tre variabili della sezione 03 — quanti processi, in che stato sono i dati, quanto è intrecciato — si leggono dentro il file. Ho scritto uno strumento che le conta. Trascinate il file, e vi dice quanti gruppi di fogli ci sono, quante celle sono in errore, quante formule sono impossibili da leggere, e chi è l’ultima persona che lo ha toccato.
Il file non viene caricato da nessuna parte. L’analisi gira dentro il vostro browser, sul vostro computer: non passa da un server, non lo vedo io, non esce dall’azienda. È il motivo per cui potete usarlo su un file vero invece che su una copia addomesticata.
Se dopo il check-up pensate che vi convenga tenervi il foglio di calcolo, ve lo dico io per primo — succede, e scoprirlo non vi costa niente.