La risposta corrente — «quando il file diventa troppo grande» — è sbagliata. Ho visto file da quarantamila righe funzionare benissimo e file da trecento righe tenere in ostaggio un’azienda intera.
Il momento non è una dimensione. È il punto in cui il file smette di essere uno strumento e comincia a essere una persona — qualcuno che sa come si tocca, in che ordine, e cosa non va sfiorato mai.
Fastidiosi, visibili, e non sono una ragione per rifare niente. Chiunque vi proponga un progetto partendo da questi vi sta vendendo più di quanto vi serva.
Preventivi, Preventivi 2, Preventivi NUOVO, Preventivi def. Ogni copia nata per prudenza — per non rompere quella che funziona — e mai più cancellata. Il rischio non è lo spazio: è che a un certo punto qualcuno aggiornerà quella sbagliata, e nessuno se ne accorgerà per settimane.
Quei #RIF! e #DIV/0! che ci sono da mesi e
che tutti hanno smesso di vedere. Presi uno per uno sono innocui.
Il problema è che hanno abituato tutti a ignorare gli
errori, e il giorno in cui ne compare uno che conta ha
esattamente lo stesso aspetto degli altri.
Formule che puntano a C:\Users\... o a una cartella di
rete. Funzionano da una postazione sola. Il file non è
più un file: è un file più un computer
preciso, e quando quel computer viene sostituito il collegamento
muore in silenzio, restituendo l’ultimo valore buono come se
fosse aggiornato.
Un *1,22, un *0,85 messi lì dentro
anni fa. Il giorno che quella percentuale cambia bisogna trovarli
tutti, e non c’è nessun elenco di dove sono.
Se il vostro caso non somiglia a nessuno di questi, scrivetemi tre righe e vi dico cosa ne penso.
Questi non sono difetti del vostro file. Sono conseguenze di com’è fatto lo strumento, e nessuna mattinata di pulizia li tocca. Se ne avete anche uno solo, la domanda smette di essere se e diventa quando.
Si può condividere un file, certo. Ma non esistono due permessi diversi sulla stessa riga, non esiste chi ha cambiato cosa, e non esiste un modo di impedire a una persona di sovrascrivere il lavoro di un’altra. Nel momento in cui le persone diventano tre, state gestendo i turni invece del lavoro.
Un foglio di calcolo conserva l’ultimo stato, non la storia. Quando un cliente contesta un prezzo di tre mesi fa, la risposta onesta è che non lo sapete più. Non è un problema di memoria: quell’informazione non è mai stata scritta da nessuna parte.
È il settimo e vale gli altri sei messi insieme. Se una persona è in ferie e certe cose aspettano il suo rientro, il file non è un attivo dell’azienda: è un accordo privato fra l’azienda e quella persona, e nessuno dei due lo ha mai messo per iscritto.
Il modo più rapido di misurarlo, e non costa niente: guardate le proprietà del file. Se chi lo ha creato e chi lo ha modificato per ultimo sono la stessa persona, e sono anni che è così, avete il settimo segnale — scritto dentro il file, dal file stesso.
Tutti e sette si leggono dentro il file, e li ho messi in uno strumento che li conta al posto vostro: fogli quasi uguali, celle in errore, collegamenti a percorsi locali, numeri dentro le formule, e chi è l’ultima persona che lo ha toccato.
Vi restituisce due elenchi separati — quello che potete sistemare da soli e quello che non si sistema — perché confonderli è il modo più comune di spendere soldi male: rifare un programma per un problema che si risolveva in una mattinata, oppure passare tre anni a pulire un file che il problema non ce l’ha nella pulizia.
Il file non viene caricato da nessuna parte: l’analisi gira nel vostro browser, sul vostro computer. Non passa da un server e non lo vedo io. Potete usarlo sul file vero.