Se il vostro foglio di calcolo divide i costi fissi per le ore che avete venduto, allora vi sta dicendo che quando lavorate meno dovete far pagare di più.
È il consiglio che chiude le aziende, e la cosa peggiore è che il conto sembra giusto: i numeri tornano, la formula è corretta, nessuno ha sbagliato a digitare. È la domanda a essere sbagliata, non l’aritmetica.
Un’azienda con 120.000 € l’anno di costi fissi — capannone, ammortamento dei macchinari, assicurazioni, amministrazione. Un reparto che, lavorando a pieno ritmo con le persone che ha, può produrre 1.700 ore l’anno.
Arriva un anno storto e ne vendete 1.000.
| Come si fa il conto | Costo orario | Cosa vi dice di fare |
|---|---|---|
| 120.000 diviso le ore vendute (1.000) quello che fa quasi ogni foglio di calcolo | €120 l’ora | alzare i prezzi del 70% |
| 120.000 diviso la capacità reale (1.700) più 49.400 € mostrati a parte | €70,60 l’ora | tenere i prezzi e riempire le ore |
Lo stesso capannone, le stesse macchine, le stesse persone, lo stesso anno. Due costi orari che differiscono del 70%, e uno dei due vi manda fuori mercato.
E l’anno dopo peggiora. Coi preventivi alzati del 70% ne perdete un po’, e vendete 800 ore invece di 1.000. Il foglio rifà il conto: 120.000 diviso 800 fa 150 € l’ora. Alzate ancora. Ne perdete ancora. Il foglio non si è rotto: sta funzionando esattamente come è stato scritto.
L’hanno descritta Robin Cooper e Robert Kaplan, di Harvard, alla fine degli anni Ottanta, studiando aziende che chiudevano pur avendo prodotti buoni e conti in ordine.
Il meccanismo è quello dell’esempio, ripetuto: i costi fissi vengono spalmati sul volume effettivo, il costo unitario sale, i prezzi salgono, il volume scende, e al giro dopo gli stessi costi fissi si spalmano su un volume ancora minore. Ogni giro è contabilmente ineccepibile, e insieme portano l’azienda a uscire dal mercato.
Cooper e Kaplan lo descrivono in modo particolarmente crudele su un macchinario appena comprato: se costa caro e all’inizio gira al 20% della sua capacità, e gli si attribuiscono tutti i costi sulle poche ore fatte, quel macchinario risulta cinque volte più costoso di quanto sia. Così si smette di usarlo — e diventa davvero un costo.
Se il vostro caso non somiglia a nessuno di questi, scrivetemi tre righe e vi dico cosa ne penso.
Dividete i costi fissi per la capacità che avete, non per le ore che avete venduto. Le ore rimaste ferme non sono un costo del pezzo: sono il costo di una capacità che avete pagato e non avete usato, e va scritto a parte con il suo nome.
La differenza non è contabile, è di decisione. Se le ore ferme finiscono dentro il costo del pezzo, il numero vi dice alza il prezzo. Se stanno scritte a parte, vi dicono una cosa diversa e vera: «ti mancano 700 ore di lavoro» — che è un problema commerciale, e alzare i prezzi lo peggiora.
Non per ignoranza di chi lo ha scritto. Per un motivo molto più banale: le ore vendute sono un numero che avete — sta in contabilità, basta sommarlo. La capacità reale invece va stimata: quante ore può davvero fare quel reparto, tolte le manutenzioni, gli attrezzaggi, le ferie, i fermi.
Il foglio usa il numero disponibile, non quello giusto. E una volta scritta, quella formula non la riguarda più nessuno per anni.
Uno. Trovate nel vostro file la cella del costo orario e guardate cosa c’è al denominatore. Se sono le ore fatturate dell’anno scorso, avete l’errore di questa pagina.
Due. Guardate se quel numero è salito negli ultimi due anni mentre il lavoro calava. Se sì, la spirale è già partita.
Tre. Chiedetevi chi lo rifarebbe, quel conto, se la persona che lo ha scritto non ci fosse. Nella maggior parte delle aziende la risposta è nessuno, e non perché sia difficile: perché non c’è scritto da nessuna parte come funziona.
Il check-up non calcola il vostro costo orario — per quello servono i vostri numeri, non il vostro file. Ma vi dice le cose che rendono un file così difficile da correggere: quante formule sono illeggibili, quanti numeri sono scritti a mano dentro i calcoli, e chi è l’ultima persona che lo ha toccato. Gira nel vostro browser e il file non viene caricato da nessuna parte.
Se invece volete proprio quel numero — il vostro costo orario rifatto col denominatore giusto, e la distanza fra quello e quanto fate pagare oggi — c’è un calcolatore che lo fa e non chiede niente: né un account, né il vostro file. Servono tre cose che avete già: i costi fissi, le ore che riuscite davvero a fare, e quanto fate pagare adesso. È gratis, e non è l’inizio di un preventivo.